На сегодняшний день ориентированность компаний на эффективную деятельность и высокую производительность в полной мере связана с применением живого труда, с целесообразным использованием персонала, фонда рабочего времени, профессиональных и мотивационных возможностей сотрудников. Успешному использованию факторов роста производительности труда и рациональному распределению рабочего времени может частично способствовать проектирование офисного пространства, а также совершенствование функционирующих офисных помещений. Однако, на сегодняшний день эффективная организация рабочего места во многих офисных компаниях является сложной задачей, которой не придается должного значения.
В условиях кризисной экономики перед проектированием эффективной организации рабочего пространства стоит задача построения системного подхода к повышению управляемости операционной зоны с целью получения экономического эффекта при сохранении долговременной работоспособности и формирования условий для развития творческих способностей человека (5, с. 84).
Эффективная организация рабочего места в офисных помещениях во многом связана с установленной регламентацией, зафиксированной в соответствующих документах. В условиях корпоративного рабочего процесса отсутствие проработанного регламента организации рабочего пространства вызывает несогласованность действий, неравномерное исполнение обязанностей работниками, появление непредвиденных обстоятельств, излишних затрат. Также это может привести к употреблению исполнителями произвольных, часто малопроизводительных методов труда, к неуместному и неэффективному выполнению рабочих задач.
Организация рабочего места должна соответствовать принципам максимизации удобства при выполнении возложенных обязательств, а с другой стороны, отвечать требованиям экономии площади офиса (2, с. 57).
В офисном помещении должны присутствовать только те объекты, которые необходимы в процессе работы. Насыщенность рабочего места средствами оргтехники требует ее размещения с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы. Необходимость стабильно и требовательно следить за порядком на рабочем месте, и его организацией обусловлена тем, что в данный период времени насыщенность помещений офисными приспособлениями часто мешает процессу работы, отвлекая внимание сотрудника на бесполезный предмет или технику.
Внешняя планировка эффективного рабочего места должна быть выбрана с учетом различных задач, выполняемых сотрудником компании. Должны быть учтены все показатели по охране труда и нормированию шума, освещению рабочей зоны.
Для решения выделенных проблем и повышения эффективности организации рабочего пространства разработана специальная методика – «Система 5S». Данный подход к организации рабочих мест был разработан в Японии в середине 50-х годов ХХ века. Он применяется большей частью для организации рабочего пространства в производственных компаниях. Вместе с тем, предлагаемые методы достаточно универсальны, их применяют и в офисных пространствах. «5S» – это проверенная система организации рабочего места, которая позволяет существенно увеличить эффективность и управляемость операционной зоны, усовершенствовать корпоративную культуру организации, повысить продуктивность труда и сэкономить время (8, с. 13).
Данный метод состоит из пяти слагающих «S»:
- Seiri – Sorting – сортировка, что означает освобождение рабочего места от всего, что не требуется при осуществлении текущих производственных операций.
- Seiton – Straighten or Set in Order – рациональное расположение – определяет и намечает «дом» для каждого предмета, необходимого в рабочей зоне. Минимизирует затраты времени на непродуктивные поиски.
- Seiso – Sweeping – уборка – обеспечивает рабочему пространству аккуратность и чистоту, на которую тратится незначительное время один раз день.
- Seiketsu – Standardizing – стандартизация работ – создание необходимых стандартов чистоты рабочего места, и применение его каждым сотрудником в организации, что важно для общего успеха.
- Shitsuke – Sustaining – поддержание достигнутого и совершенствование – это означает, что выполнение определенных операций должно войти в привычку (8, с. 18).
Данная система обладает способностью изменять рабочие пространства и втягивать в процесс рационализации труда всех работников, так как для рационализации процессов, происходящих в офисных пространствах, чрезвычайно важно, чтобы каждый сотрудник следил за своим рабочим местом, содержал его в чистоте и способствовал процессу внедрения таких систем, как «5S».
Необходимость создания эффективной рабочей зоны представляет собой актуальную проблему любой организации, управления любым продуктивно работающим отделом.
Литература
- Зудина Л.Н. Организация управленческого труда: Учебное пособие. – Новосибирск; М.: ИНФРА-М, 2007.
- Зудина Л.Н., Колобов А.Д., Маслов Е.В. Проектирование организации труда: Учебное пособие. – Новосибирск, 2008.
- Калашников С.О. О приоритетных направлениях развития социально-трудовой сферы // Общество и экономика. – 2006. – № 9.
- Матчинский Ф. Организация труда на рабочих местах. – М., 2004.
- Организация и нормирование труда: Учебное пособие. – М.: ЗАО «Финстатинформ», 2006.
- Российская энциклопедия по охране труда: В 3 т. – М.: Изд-во НЦ ЭНАС, 2007.
- Рофе А.И. Научная организация труда: Учебник. – М.: МИК, 2007.
- Хироюки Хирано. 5 Pillars of the Visual Workplace. – Productivity Press, 2006.
Источник: Мировой опыт и отечественные традиции управления человеческими ресурсами: Сборник материалов Второй Международной научно-практической интернет-конференции.– М.: МАКС Пресс, 2010. С. 91-93
Автор: Ольга Шатило, Руководитель компании Antique Space
